日本の大学や専門学校を卒業した留学生の多くが、日本での就職を希望しています。その際に必ず必要となるのが、「在留資格（ビザ）」を 『留学』から就労系の在留資格へ変更する手続き です。
しかし、この手続きは毎年1月〜3月に申請が集中します。書類の不備や申請の遅れがあると、4月の就労開始に間に合わない可能性 があり、出入国在留管理庁（入管庁）も注意を促しています。
さらに、2025年12月からは 一定の条件で提出書類の一部が省略できる新ルール も導入されます。本記事では、この公式情報をわかりやすく整理し、留学ビザから就労ビザへ変更する際のポイントをまとめて解説します。
留学ビザから就労ビザへ切り替える流れ
■ 申請が混み合う時期は？早めの手続きが重要
例年、もっとも申請が多くなるのは 1月〜3月。
特に4月入社を目指す留学生の申請が集中するため、審査に時間がかかり、予定日に間に合わないケースもあります。
入管庁は、4月から就労を予定している留学生に向けて、12月1日〜1月末までの申請 を強く推奨しています。
「年明けに動けば間に合う」ではなく、
“年内から準備する” ことが成功のポイントです。
申請に必要な書類は、企業側の協力が必要なものも多いため、早めに企業の人事担当者へ連絡し、書類の準備を進めることが大切です。
■ 必要書類の準備と提出のポイント
在留資格変更申請では、一般に以下の書類が必要とされています。
- 在留資格変更許可申請書
- 雇用契約書または内定通知書
- 卒業（予定）証明書
- 履歴書
- 企業の概要書・登記事項証明書
- 直近の決算書類
- 仕事内容を説明する資料（職務内容書など）
ただし、これらの書類は 所属機関（企業）のカテゴリー により増減し、準備が複雑になることがありました。
ここで注目なのが、2025年12月から始まる「提出書類の省略制度」 です。
2025年12月からの新ルールとは？
■ 一定の条件で提出書類が省略できる
留学生が就労資格へ変更する際、以下の条件に該当すれば、企業側に関する書類の一部が省略できます。
これは、実務の負担が大きかった「カテゴリー制度」の簡略化にあたるものです。
■ 省略が認められる主な３つの条件
以下のいずれかに該当する場合、提出書類の一部が省略可能です。
① 日本の大学等を卒業（予定）している場合
国内の大学・大学院・短大等を卒業する留学生は対象となります。
② 世界の上位大学の卒業者である場合
外国の大学卒業者でも、
QS・THE・ARWU の3つの世界大学ランキングのうち 2つ以上で300位以内 の大学出身なら、省略対象となります。
③ 過去に留学生を採用し、就労資格への変更許可を受けた企業
同じ企業が過去に留学生の在留資格変更を受けた実績がある場合も対象です。
※ただし「派遣雇用」の場合は対象外
派遣会社が採用してユーザー企業に派遣する形態は、省略措置を受けられません。
■ 省略制度の注意点
- 省略できるのは一部書類であり、すべての書類が不要になるわけではありません
- 入管の判断により、追加書類を求められることがあります
- 虚偽の説明をすると不許可のリスクが高まります
制度上の「省略」はあくまで“簡略化の可能性”であり、最終判断は審査状況により変わります。
申請後の流れと審査中の注意点
■ 審査完了後の「はがき」受領と在留カードの受け取り
窓口申請をした場合、審査が終わると 「許可通知のはがき」 が届きます。
ただし、学生としての活動が終わる前（卒業前）に届く場合もあるため、
はがきが届いたからといってすぐにカードを受け取りに行けるとは限りません。
- 卒業証明書
- 成績証明書
など、留学活動の終了を証明する書類が揃って初めて、就労資格の在留カードを受け取ることができます。
■ 審査状況の問い合わせは控えるべき理由
入管庁は、「審査状況の電話確認」を控えるよう呼びかけています。
- 1〜3月は問い合わせが殺到し、電話が繋がりにくい
- 個別の審査状況については回答できない
そのため、審査期間中は落ち着いて結果を待つことが重要です。
企業・学校が知っておきたいポイント
留学生を採用する企業・教育機関にとっても、この制度変更は大きなポイントです。
■ 留学生の就労切り替えをスムーズに行うために
- 内定者のビザ手続きスケジュールを早めに伝える
- 必要書類の準備を前倒しする
- 省略要件に該当するか確認し、可能なら簡略化を活用する
特に初めて外国人を雇用する企業は、ビザ手続きが遅れやすいため、早期の対応が欠かせません。
■ 年度末は申請が集中するため早めの案内を
企業が内定者へ早い段階で「ビザ申請の準備を始めるように」案内することは、
入社時のトラブル回避につながります。
まとめ
留学ビザから就労ビザへの変更手続きは、留学生が日本で働くために欠かせない重要なステップです。特に4月入社を希望する場合、1〜3月の混雑を避けるため、12月〜1月に申請することが最も確実 です。
2025年12月からは、「日本の大学卒業者」「世界上位大学の卒業者」「過去に外国人のビザ変更実績がある企業」など一定条件に該当すると、提出書類が省略できる制度 も始まり、手続きがよりスムーズになります。
ただし、省略は一部書類のみで、審査によっては追加書類が求められることもあります。企業や教育機関は、年度末の混雑を見据え、早めに手続き案内を行うことが大切です。
留学生の日本でのキャリアスタートを支えるためにも、制度のポイントを理解し、適切かつ迅速な対応を心がけましょう。
