書類や小型の荷物を送る際、「レターパック」「特定記録郵便」「簡易書留」など、さまざまな発送方法があり、どれを選べばよいか迷う方も多いのではないでしょうか。特に契約書や許認可申請書など、重要な書類を扱う機会の多い事業者にとっては、発送方法の選択は非常に重要です。
本記事では、レターパックの特徴を中心に、特定記録郵便や簡易書留との違い、メリット・デメリット、使い分けのポイントを分かりやすく解説します。
レターパックとは？
レターパックは、日本郵便が提供する全国一律料金の郵便サービスです。郵便局やコンビニなどで専用封筒を購入し、郵便ポストに投函するだけで発送できる手軽さが特徴です。
種類は次の2つです。
●レターパックライト
- 料金：430円
- 厚さ：3cmまで
- 重量：4kgまで
- 配達方法：郵便受けに投函（対面配達なし）
●レターパックプラス
- 料金：600円
- 厚さ制限なし（封筒が閉じれば可）
- 重量：4kgまで
- 配達方法：対面で配達、受領印または署名あり
どちらも追跡サービスが付いているため、「今どこにあるのか」を確認できる安心感があります。
特定記録とは？
特定記録郵便は、通常郵便にオプションとして追加できるサービスです。郵便物の引受けを記録し、追跡が可能になります。
主な特徴
- 郵便受けに配達（対面なし）
- 損害賠償なし
- 比較的安価（基本郵便料金＋※特定記録加算） ※郵便物（手紙・はがき）＋２１０円、ゆうメール＋１６０円
「送ったことの証明」を残したい場合に適しています。
簡易書留とは？
簡易書留は、郵便物の引受けと配達を記録し、万が一の際には一定額まで補償されるサービスです。
主な特徴
- 対面配達
- 受領印または署名が必要
- 損害賠償あり（５万円まで）
- 土日祝も配達されるケースが多い
- 料金：基本郵便料金＋３５０円
重要書類や金券など、「確実に届けたい」郵便物に向いています。
レターパック・特定記録・簡易書留の違い
| 項目 | レターパックライト | レターパックプラス | 特定記録 | 簡易書留 |
|---|---|---|---|---|
| 追跡 | あり | あり | あり | あり |
| 対面配達 | なし | あり | なし | あり |
| 補償 | なし | なし | なし | あり |
| 料金 | 定額 | 定額 | 重量制＋加算 | 重量制＋加算 |
| 手軽さ | 非常に高い | 高い | 普通 | やや低い |
レターパックのメリット
① 全国一律料金で分かりやすい
重量による料金計算が不要なため、発送コストを管理しやすい点は大きな魅力です。
② ポスト投函が可能
郵便局の営業時間を気にする必要がなく、忙しい事業者にとっては大きな利点です。
③ 追跡サービス付き
普通郵便と違い、配送状況を確認できます。到着予定の目安が分かるため、顧客対応もしやすくなります。
④ 配達が比較的早い
多くの場合、通常郵便と同程度のスピードで配達されます。
レターパックのデメリット
① 損害賠償がない
紛失や破損があっても補償はありません。極めて重要な書類には注意が必要です。
② 信書としての「配達証明」にはならない
対面配達のプラスでも、「誰が受け取ったか」の法的証明力は限定的です。
③ サイズに制約がある
プラスは厚さ制限がありませんが、専用封筒に収まる必要があります。
特定記録郵便のメリット・デメリット
メリット
- 料金が比較的安い
- 引受けの記録が残る
デメリット
- 郵便受け配達のため、確実に手渡しされない
- 補償がない
「到着の確実性」よりも「発送の記録」を重視する場合に適しています。
簡易書留のメリット・デメリット
メリット
- 対面配達で安心
- 補償がある
- 郵便物の扱いが比較的丁寧
デメリット
- 料金が高くなりやすい
- 郵便局の窓口での手続きが必要
トラブルを避けたい重要書類には最適です。
どう使い分ける？実務での判断基準
発送方法は「重要度」で判断すると分かりやすくなります。
●レターパックがおすすめのケース
- 見積書や契約書のドラフト
- 急ぎの書類
- 許認可申請書類の控え送付
コストとスピードのバランスに優れています。
●特定記録が向いているケース
- 「送った証拠」だけ残したい場合
- できるだけ安く済ませたい場合
●簡易書留を選ぶべきケース
- 原本の契約書
- 権利関係に影響する書類
- 再発行が難しい重要書類
まとめ：レターパックは“万能ではないが非常に便利”
レターパックは、手軽さ・料金の分かりやすさ・追跡機能という点で非常に優れたサービスです。一方で補償がないため、絶対に紛失できない書類には向きません。
発送方法に迷ったときは、次の基準を意識しましょう。
- 手軽さ重視 → レターパック
- 安さ重視 → 特定記録
- 安全性重視 → 簡易書留
郵送トラブルを防ぐためにも、「何を送るのか」「紛失したらどれだけ困るのか」を基準に、最適な方法を選ぶことが大切です。
適切な発送方法を理解しておくことは、ビジネスの信頼性向上にもつながります。日々の実務にぜひ役立ててください。
